Pentru o mare parte a utilizatorilor emailul este de obicei asociat cu Google sau Yahoo, servicii gratuite si foarte populare. Cu toate acestea, companiile au adesea cerinte diferite si este o idee buna sa luati in calcul un serviciu de gazduire email orientat catre afaceri.
Gazduire email: Cum functioneaza
Elementele de baza ale email hosting-ului de afaceri nu sunt foarte complexe. Gazduirea emailurilor este de fapt un termen generic si indica pur si simplu ce serviciu gazduieste emailurile dvs. Gmail, de exemplu, poate fi considerat un serviciu de gazduire email.
In cadrul acestui articol vom presupune ca sunteti interesat de gazduirea propriilor conturi de email. Aceasta inseamna ca va doriti control deplin asupra emailurilor dvs., de la crearea adreselor si configurarea modului in care acestea sunt gestionate pana la locul in care este stocata corespondenta dvs.
Cand vi se trimite un email acesta contine diverse informatii, inclusiv adresa dvs. de e-mail. Pe baza acelei adrese emailul este apoi trimis catre un spatiu de stocare in care este pregatit pentru livrare. Odata livrat, il puteti deschide si citi in orice moment doriti.
Daca sunteti beneficiarul unui pachet de gazduire web este foarte probabil ca serviciul de gazduire e-mail sa fie inclus in pachetul dvs. de gazduire. Daca nu, va trebui sa cautati si sa alegeti un pachet de gazduire email pentru a va putea crea adrese de email cu numele dvs. de domeniu (adrese de email personalizate).
O adresa de e-mail personalizata va arata astfel:
- angajat@domeniucompanie.ro, sau
- numeledvs@numedomeniuweb.ro
Cum va puteti gazdui emailurile companiei dvs.?
1. Pachet hosting (email + website)
Acest tip de gazduire email este cel care vine la “pachet” cu contul dvs. de gazduire web. In functie de nevoile dvs. aceasta situatie se poate dovedi foarte utila deoarece nu va trebui sa va gestionati emailurile separat sau sa platiti suplimentar pentru gazduirea acestora.
Cu toate acestea, acest tip de gazduire email poate prezenta limitari. Majoritatea pachetelor de acest gen partajeaza spatiul alocat intre email si gazduirea web. Pe langa spatiu, partajati si latimea de banda alocata contului dvs.
Avantaje:
- Usor de configurat
- Ieftin
- Posibilitatea gazduirii mai multor conturi de email la un singur pret
Dezvantaje:
- Caracteristici si stocare limitate
- Nu este potrivit pentru intreprinderi mari
2. Business Email hosting (solutii dedicate)
Daca aveti nevoie de gazduire email pentru mai multe conturi sau cautati functii imbunatatite legate de e-mail, o platforma de gazduire specializata ar putea fi solutia pentru dvs. Gazduirea specializata a emailurilor nu inseamna neaparat ca trebuie sa aveti un intreg server de email pentru propria dvs. utilizare dar va fi un serviciu axat doar pe gestionarea emailului.
Un astfel de serviciu este cel oferit de HostX.ro si include diverse optiuni de spatiu de stocare, backup, antivirus, sistem de chat integrat, video conferinte si alte instrumente de afaceri suplimentare. Serviciul Business Email aduce numeroase beneficii:
- acces la email de oriunde
- calendare, taskuri, contacte (schimb facil de documente in cadrul echipei dvs.)
- securitate si protectie antiSpam si antimalware (solutie profesionista de protectie a emailurilor)
Avantaje:
- Usor de configurat
- Caracteristici avansate
- Posibilitatea gazduirii mai multor conturi de email la un singur pret
Dezvantaje:
- Costuri mai mari, comparativ cu un pachet gazduire email+website
3. Solutii pentru intreprinderi (SaaS)
Exista furnizori de servicii precum Google si Microsoft care au solutii de gazduire a e-mailurilor, cum ar fi G Suite si Microsoft 365 Business. Acestea sunt servicii de email dedicate, usor de utilizat si puternice, dar care trebuie gestionate separat de gazduirea dvs., chiar daca pot utiliza numele dvs. de domeniu personalizat.
Dezavantajul este ca serviciile pot ajunge sa coste tot mai mult, pe masura ce numarul angajatilor dvs. creste. De exemplu, G Suite poate costa doar 9,36 euro pentru un plan de baza business dar acesta este pretul de platit per utilizator pe luna.
Avantaje:
- Usor de configurat
- Caracteristici avansate
- Posibilitatea gazduirii mai multor conturi de email la un singur pret
Dezvantaje:
- Munca administrativa suplimentara
- Cost suplimentar pentru fiecare cont de email adaugat.
Criterii de alegere a celui mai bun serviciu de gazduire email
Gazduire email pentru intreprinderi mici
Intreprinderile mici au de obicei cerinte pentru care recomandam optarea pentru primul tip de gazduire (email+website) deoarece ofera un raport bun pret-caracteristici.
Pret
Costul gazduirii emailurilor este integrat in pachetul de gazduire deci nu exista costuri suplimentare de luat in considerare. Pretul este „all inclusive” pentru gazduirea web + email si orice alte caracteristici pe care furnizorul le ofera in pachetul de gazduire.
Usurinta in utilizare
In multe cazuri, gestionarea email-urilor in acest tip de pachet este foarte simpla. Lucruri mai complexe, cum ar fi inregistrarile MX si SPF, pot fi configurate de furnizorul dvs. de gazduire.
Este necesara o adresa de email pentru afacerea dvs.?
Cand vorbim de business email hosting ne referim la utilizarea unei adrese de email cu numele dvs. de domeniu (de exemplu, director@companiadvs.ro) Exista multe motive pentru a utiliza adrese de email dedicate, de la profesionalism la securitatea datelor.
Din perspectiva unei afaceri costul nu este prohibitiv, iar beneficiile depasesc cu mult aceste costuri.
1. Profesionalism
Utilizarea unui domeniu personalizat le va permite clientilor sa stie exact cu cine au de-a face. Deoarece domeniul este detinut si administrat de dvs., ar fi dificil pentru cineva sa se dea drept reprezentant al companiei dvs.
Sa luam in considerare doua scenarii in care o companie foloseste gazduirea de e-mailuri de afaceri, in timp ce cealalta utilizeaza un serviciu de e-mail gratuit:
- Compania A – companiaA@gmail.com
- Compania B – contact@companiab.ro
In cazul Companiei A, oricine poate inregistra o adresa de email asemanatoare, atata timp cat este disponibila.
E-mailul companiei B va fi unic pentru dvs., proprietarul domeniului. Adresa de e-mail a companiei B reflecta profesionalismul si dedicarea fata de afacerea pe care o are compania.
2. Securitatea datelor
Folosind un serviciu de gazduire specializat aveti control deplin asupra emailurilor care va sunt trimise. Daca aveti o afacere in care exista reglementari specifice (ex. localizarea datelor), poate fi necesar sa va stocati emailurile pe servere in locatii specifice sau sa configurati serviciul intr-un anumit mod.
3. Suport
In prezent, companiile tind sa comunice intens prin e-mail. Este probabil ca unele dintre aceste e-mailuri sa includa informatii importante, cum ar fi date de facturare, contracte, etc. Utilizand propriul serviciu de gazduire email, veti fi mai bine pregatit pentru a face fata scenariilor problematice care ar putea aparea.
E-mailurile pierdute sau corupte ar putea avea un impact grav asupra afacerii dvs. iar asistenta care vine impreuna cu un serviciu de gazduire e-mail de afaceri s-ar putea dovedi nepretuita.
Care sunt caracteristicile unui serviciu bun de gazduire e-mail?
Multe dintre trasaturile unui serviciu bun de web hosting ar trebui sa fie prezente si la un serviciu de gazduire e-mail. Printre aceste trasaturi, in partea de sus a listei dvs. ar trebui sa se afle fiabilitatea si flexibilitatea. Alti factori includ:
Securitatea
Clientii dvs. trebuie sa poata avea incredere in integritatea afacerii dvs. deoarece va incredinteaza informatii confidentiale, cum ar fi nume, adrese de e-mail sauchiar date financiare. Securitatea emailului este importanta si ar trebui sa includa functii precum ar fi securitatea datelor, anti-malware, anti-spam, etc.
Accesibilitatea
Verificam adesea e-mailurile noastre prin intermediul diverselor platforme insa putem uita usor ca fiecare dintre ele poate necesita un setup diferit. Cand cautati un furnizor de gazduire e-mail, asigurati-va ca aveti acces la webmail, POP si IMAP.
Webmail-ul va permite sa utilizati un email client web-based ceea ce este foarte convenabil. IMAP va permite sa va cititi emailurile de pe orice dispozitiv fara a fi nevoie sa le descarcati. Iar POP necesita descarcarea emailurilor inainte de a le citi.
Blacklist-free
Adaugarea adresei dvs. IP intr-un blacklist este o modalitate sigura de a opri brusc activitatile dvs. online.Este o problema majora deoarece odata ce adresa dvs. IP va fi introdusa intr-un whitelist va fi nevoie de mult efort si timp pentru a o readuce la normal.
Faceti alegerea potrivita pentru gazduirea emailurilor afacerii dvs.
Configurarea emailului pentru afacerea dvs. poate fi o sarcina relativ usoara. In multe cazuri, chiar daca doriti sa ocoliti problemele legate de configurarea inregistrarilor MX si SPF, puteti cere cu usurinta ajutor de la gazda dvs. Crearea conturilor individuale de email este relativ simpla si nu ar trebui sa existe probleme majore. Cu toate acestea, nu uitati ca asistenta tehnica este de obicei doar la un e-mail distanta – ceea ce ne aduce la punctul final.
Alegerea furnizorului potrivit de email hosting va poate ajuta foarte mult in tot ceea ce trebuie sa faceti cu contul dvs. de gazduire. Alegerea unui serviciu de gazduire e-mail de incredere va poate reduce nivelul de stres, deci alegeti-l cu intelepciune.
Lasă un răspuns